Rotinas Contábeis

Quais documentos enviar ao contador todo mês? Checklist para MEI e Simples

Organize notas, extratos, despesas e informações de pessoal. Veja um checklist para facilitar o fechamento mensal e evitar retrabalho.

Profissional confere checklist, documentos, calendário e calculadora na rotina contábil.

Conteúdo da Aya Contabilidade · Atualizado em 14/10/2026

O fechamento mensal começa com documentos completos e informações que expliquem o movimento do negócio. Notas, extratos e comprovantes precisam ser organizados por período. A lista final depende da atividade e do serviço contratado com a contabilidade.

1. Vendas e serviços prestados

Separe documentos fiscais emitidos, cancelamentos, devoluções e relatórios de vendas. Identifique diferenças entre o valor vendido e o valor recebido. Recebimentos parcelados, taxas de cartão e repasses de plataformas devem ter documentação que permita conferir a operação.

Um extrato bancário sozinho não explica todas as vendas. Da mesma forma, uma nota cancelada precisa ser identificada para não entrar no levantamento como operação concluída.

2. Bancos, caixa e meios de pagamento

Envie os extratos completos das contas utilizadas pela empresa e os relatórios de cartão ou plataformas. Informe a natureza das transferências entre contas, aportes e retiradas. O objetivo é permitir a conciliação: relacionar cada movimento ao documento ou à explicação correspondente.

3. Compras, despesas e contratos

Organize notas de fornecedores, comprovantes de pagamento e contratos relevantes. Identifique despesas pessoais pagas pela conta do negócio, sem classificá-las automaticamente como despesa empresarial. Quando faltar documento, avise a contabilidade em vez de substituir o registro por uma estimativa.

4. Informações de pessoal e dos sócios

Se houver empregados, combine o envio de dados sobre admissões, férias, afastamentos e alterações com antecedência. Informe também mudanças nas retiradas e na operação da empresa. A data para comunicar esses fatos deve ser acordada com o escritório conforme as obrigações aplicáveis.

Checklist para o fechamento

Documentos de receitas e ajustes do mês.
Extratos completos e relatórios de recebimentos.
Comprovantes de compras e despesas.
Guias, pagamentos e notificações recebidas.
Informações de pessoal, quando aplicáveis.
Relação das dúvidas e documentos que ainda faltam.

Crie pastas como “2026-10 / Receitas”, “Bancos” e “Despesas”. Combine um canal de envio e uma data interna com o escritório. Essa data de organização não substitui os vencimentos oficiais.

Rotina do MEI e rotina do Simples são iguais?

Não. O MEI tem obrigações próprias e deve manter o registro mensal das receitas. Para ME e EPP do Simples, o PGDAS-D tem apuração mensal, inclusive quando não existe receita no período. Não conclua que uma empresa sem vendas está automaticamente sem obrigações.

Preparação para a NFS-e nacional

A Receita Federal informou a obrigatoriedade do Emissor Nacional da NFS-e para ME e EPP optantes do Simples, nas prestações sujeitas ao documento, a partir de 1º/11/2026. Confira acesso, cadastros e integração do sistema antes de precisar emitir. As regras de IBS e CBS para o Simples têm efeitos a partir de 2027; as duas datas não devem ser confundidas.

Perguntas frequentes

Basta mandar fotos de comprovantes no WhatsApp?

Combine o formato com o escritório. Arquivos legíveis, identificados e completos facilitam a conferência e a localização posterior.

O contador consegue descobrir sozinho o motivo de todo Pix?

Não necessariamente. Você precisa explicar movimentos que não estejam claros nos documentos.

Quem acompanha as pendências?

Defina na contratação quem envia informações, quem confere e como as pendências serão comunicadas. A rotina precisa de responsabilidades claras.

Veja também quando buscar apoio para o MEI e como preparar o Simples para 2027.

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Fontes oficiais consultadas

Este conteúdo oferece orientação geral. A aplicação das regras depende da atividade, do período e da situação da empresa.